Inventario y existencias: conteo, mermas y diferencias

Para dominar este tema

El sistema dice que hay 24 piezas; el anaquel muestra 21. Esa distancia de tres unidades es el corazón del trabajo de inventario. No se resuelve borrando la diferencia ni moviendo producto de otro lugar: se investiga. Un conteo bien hecho produce un dato confiable; una diferencia bien documentada produce una decisión informada. Esta lección te enseña a contar, a clasificar lo que encuentras y a escalar sin ajustar el sistema por tu cuenta, porque las tolerancias y autorizaciones las define la operación.

El sistema no ve el anaquel: ve movimientos

La existencia teórica es el saldo que resulta de las entradas, salidas y ajustes registrados. La existencia física es lo que realmente está en el anaquel o en la bodega. Cuando ambas no coinciden aparece una diferencia, y esa diferencia puede tener muchas causas: una salida que no se registró, una caja que se contó como pieza, un producto que está en otra ubicación, una merma que nadie documentó o un error de captura. Suponer la causa antes de investigar es la forma más rápida de equivocarse dos veces.

Contar bien es preparar el terreno

Un conteo apresurado produce diferencias que no existen. Antes de contar, define qué ubicación, categoría o periodo vas a revisar; de lo contrario, el conteo se vuelve una caminata sin fin. Separa el producto que no debe contarse como disponible: lo dañado, lo vencido, lo que está en resguardo y lo que llegó pero aún no se recibe. Si el sistema permite contar sin ver el saldo esperado, aprovecha esa modalidad: ver el número antes de contar invita a acomodar el resultado. Y registra lo que ves, no lo que crees que debería haber.

La merma merece una mención aparte porque suele confundirse con un faltante. Una merma es producto que ya no puede venderse: se rompió, se venció, se dañó o quedó fuera de condiciones. Sigue existiendo físicamente hasta que alguien la retira y la documenta; si nadie lo hace, el sistema la sigue contando como disponible y la diferencia aparece después, cuando ya es más difícil explicarla. Registrar la merma en el momento en que ocurre es tan importante como contar bien.

Investigar antes de ajustar

Cuando el conteo y el sistema no coinciden, la primera reacción no debe ser ajustar el número. Primero se revisa lo cercano: la bodega, el área de tránsito, otro anaquel, los movimientos pendientes. Después se repite el conteo, de ser posible sin mirar el resultado anterior y con otra persona si el procedimiento lo pide. Solo entonces se documenta la diferencia y se escala. El objetivo no es encontrar culpables: es entender qué pasó para que no vuelva a pasar.

Buenas prácticas generales de farmacia en inventario y mermas

Cuenta por zonas y cierra cada área antes de moverte a la siguiente; contar dos veces la misma zona con criterios distintos produce diferencias falsas. Separa desde el inicio lo que está en venta, lo que está en cuarentena, lo dañado y lo devuelto: mezclar estados vuelve imposible explicar un faltante. No ajustes una diferencia sin evidencia ni la compenses moviendo producto de otra ubicación. Registra la causa probable —recepción, rotura, caducidad, error de cobro o sustracción— y escala si no puedes determinarla. Las mermas se reducen cuando se documentan, no cuando se esconden. Si el procedimiento local pide un conteo por parejas o una validación por otra persona, respétalo: la doble verificación es una práctica general de control interno, no una desconfianza personal.