Caducidades y rotación: primeras entradas, primeras salidas

Para dominar este tema

Un producto caducado en el anaquel no es solo una pérdida económica: es un riesgo para el cliente y una señal de que la rotación falló antes de que alguien lo notara. La regla que ordena el trabajo se llama PEPS: primeras entradas, primeras salidas. Suena simple, pero en un anaquel conviven lotes con fechas distintas, presentaciones parecidas y unidades escondidas al fondo. Esta lección te enseña a mirar la fecha correcta, ordenar la salida y separar lo que ya no debe venderse, sin inventar criterios que corresponden a calidad u operación.

Rotar no es acomodar: es decidir qué sale primero

PEPS significa que lo primero que entró debe salir primero, pero en la práctica la fecha manda. Si un lote llegó después y caduca antes que otro, debe salir primero: la rotación se ordena por vencimiento, no por orden de llegada. Un producto con fecha lejana puede quedarse atrás; uno con fecha cercana debe estar al frente y visible. La regla tiene un límite: si el envase está dañado o la fecha es ilegible, no se vende aunque parezca vigente. Primero se separa, después se decide.

Dónde mirar y qué revisar

La fecha impresa en la caja no siempre es la fecha del producto: el envase inmediato puede tener otra leyenda o un lote distinto. Revisa la unidad que el cliente va a llevarse, no solo el exhibidor. Algunas etiquetas usan día/mes/año y otras solo mes/año; si el formato no es claro, no adivines. Confirma la convención con la etiqueta y con tu responsable, porque una fecha mal interpretada puede retirar producto bueno o dejar en venta producto vencido. Lo mismo aplica al lote: es el identificador que permite rastrear un grupo de unidades y debe anotarse tal como aparece.

El fondo del anaquel es donde se esconden los problemas. Una unidad empujada hacia atrás puede pasar meses sin que nadie la vea, aunque el frente se vea impecable. Al rotar, retira las unidades del frente, revisa las del fondo y vuelve a colocar primero lo que antes vence. Si el anaquel tiene varios niveles, revisa todos: la altura no protege de la caducidad. Y si encuentras un producto con fecha vencida, no lo acomodes en otro lugar: sepáralo para que no vuelva a exhibirse.

Cuando la fecha ya no alcanza

El producto que ya no debe venderse no se tira al azar ni se devuelve a la caja para que otro turno lo encuentre. Se identifica, se separa y se resguarda en el espacio que defina tu sucursal. Ese aislamiento suele llamarse cuarentena, pero el nombre, la señalización y la autorización para disponer del producto cambian según el procedimiento local. La fuente pública no detalla ese circuito, así que la conducta correcta es preguntar antes de destruir, devolver, donar o ajustar inventario. Mientras no haya indicación, el producto queda fuera del alcance del cliente y claramente identificado.

Buenas prácticas generales de farmacia en caducidades y rotación

Revisa la caducidad al recibir, al acomodar y antes de exhibir; no confíes en la fecha que recuerdas de una revisión anterior. Ordena con FEFO: el producto con la fecha más próxima debe ser el primero en salir, sin ocultarlo detrás de existencias más nuevas. Si encuentras un producto caducado, dañado o con el empaque vencido, retíralo de la venta y sepáralo según el procedimiento local; no lo reetiquetes, no le cambies la fecha y no lo mezcles con producto vigente. Documenta el retiro y avisa a tu responsable para revisar la causa. En productos que lo indiquen, respeta la fecha de caducidad después de apertura y las condiciones de conservación del fabricante. La rotación no es solo orden: es una barrera directa contra un daño al cliente y una pérdida para la tienda.